Duidelijkheid voor jezelf, voor klanten en voor medewerkers

Hoeben Installaties is een werktuigkundig installatiebedrijf. Een familiebedrijf dat graag met alle partijen samenwerkt aan de beste oplossing voor de klant. Daarbij leveren ze kwalitatief hoogwaardig werk en een oplossingsgerichte aanpak. De directie, bestaande uit Michiel, Janneke en Frans Hoeben, wilde graag als drie-eenheid functioneren en vroeg zich af hoe zij dit het beste konden vormgeven op een pragmatische manier: geen luchtfietserij, maar waar leiden onze werkzaamheden (morgen) toe. Ze hebben daarom onder begeleiding van Ydo hun eigen uitvoeringsprofiel opgesteld en hun eigen werkwijze rondom projecten uitgewerkt. Inmiddels is het directieteam een echte drie-eenheid geworden en plukken ze de vruchten van de uitgewerkte werkwijze voor projecten. Ze zijn beter te volgen voor klanten én medewerkers in het opzetten en uitvoeren van de projecten. Het is nu helder wie welke rol vervult en daarover zijn heldere afspraken gemaakt. Daarmee is duidelijk wat iedereen van elkaar kan verwachten.

“Als klanten een oplossing willen, niet alleen maar denken ‘ja, zo heb ik het geleerd, zo gaan we het doen’. Nee: meegaan, opnemen en nadenken ‘hoe kunnen we dit voor jullie regelen?’ Dus dienstbaar naar de klant, vanuit onze eigen waarden.”
Janneke Hoeben, Mede-eigenaar Hoeben Installaties

Gerard Hoeben is Hoeben Installaties begonnen met gedachte ‘dat kan ik makkelijk zelf in plaats van voor een baas werken’. Toen hij via bestaande relaties aan de slag kon in de industrie, en later de zorg, werd duidelijk dat hij in een hoek terecht gekomen was waar hij net iets meer kon betekenen voor klanten. Wat Hoeben Installaties nastreeft is namelijk om mee te denken met de klant vanuit dienstbaarheid. Ook nu zijn kinderen het bedrijf hebben overgenomen gaan zij nog steeds in gesprek met de klant om creatief mee te denken over hoe het voor de klant geregeld kan worden. Oplossingsgericht dus, waarbij ze eerlijk zijn over of iets wel of niet kan en over wat zij denken dat een goede oplossing is, zonder daarin dwingend te worden.

Geen gezamenlijk praatplaatje en onduidelijkheid over verantwoordelijkheden

Janneke, Michiel en Frans Hoeben vonden het vanzelfsprekend om het bedrijf gezamenlijk over te nemen. Ze merkten dat ze elkaar aanvulden in wat ze binnen het bedrijf wilden oppakken en vonden het fijn om dat met zijn drieën te doen. Alsof het met de paplepel was ingegoten. Op een gegeven moment merkten ze echter dat het toch niet helemaal lekker liep. Ze waren alleen nog maar aan het werk in de uitvoering en kregen bepaalde problemen in het proces en in het bedrijf niet opgelost. Dit leidde tot een sluimerend gevoel van onvrede. Een belangrijke oorzaak hiervan was dat elk van de drie mede-eigenaren haar of zijn eigen focus had. Er was behoefte aan een gezamenlijk praatplaatje. Er kwam een jubileum aan, waarbij ze het bedrijf naar de buitenwereld wilden presenteren. Al met al voelde het na 15 jaar als een natuurlijk moment om de neuzen weer echt dezelfde kant op te richten en zich te bezinnen op de vraag ‘waar staan we gezamenlijk voor?’

Tegelijkertijd was er binnen de organisatie een tweede managementlaag ontstaan. Waar Michiel en Frans altijd zelf verantwoordelijk waren voor de projectleiding, zijn daar twee projectleiders/werkvoorbereiders bijgekomen. Het bleek voor de nieuwe medewerkers niet altijd even duidelijk te zijn wie welke taken voor zijn rekening nam (of hoorde te nemen) en welke werkwijze zij geacht werden te volgen bij het opzetten en uitvoeren van projecten.

Doelgericht werken aan je organisatie

Er zijn door Hoeben Installaties meerdere grenzen verlegd. Ten eerste hebben Janneke, Michiel en Frans nu weer een helder doel voor het werken aan de organisatie. Dit geeft ze niet alleen de juiste motivatie om aan de organisatie te werken, maar het helpt ze ook om per jaar, maand en week te bepalen wat prioriteit heeft. Hierdoor kunnen ze de werkzaamheden aan de organisatie opdelen in duidelijkere en haalbare doelstellingen en vermijden ze dat ze in de valkuil terecht komen van ‘alles tegelijk te willen doen’. Werken aan de organisatie is voor de broers en zus nu een terugkerende thema, een stuk professionalisering van de organisatie dat minstens zo belangrijk is als het werken in de organisatie.

Tevens heeft dit voor Janneke, Michiel en Frans het belang onderstreept van hun persoonlijke ontwikkeling. Ze hebben dan weliswaar alle drie een goede opleiding gehad, als leiding van een organisatie is het altijd belangrijk om je te blijven ontwikkelen. Het is nu gemakkelijker voor ze om te bepalen waar ze tegenaan lopen, op welke gebieden ze daarom aan zichzelf willen werken en dat ook daadwerkelijk te gaan doen.

Tenslotte heeft Hoeben Installaties een grens verlegd op het gebied van het betrekken van medewerkers bij het werken aan de organisatie. Waar het voor Janneke, Michiel en Frans aanvankelijk de vraag was waarom medewerkers zouden mee mogen bepalen in hoe projecten worden aangepakt, vinden ze het nu vanzelfsprekend om ze hierbij te betrekken. De werkwijze staat nu niet alleen op papier, maar de projectleiders/werkvoorbereiders begrijpen nu ook waarom ze het werk zo moeten uitvoeren. Betrokken zijn bij het bepalen van de werkwijze heeft de medewerkers kracht gegeven en heeft tot meer inzicht bij hen geleid.

Meer duidelijkheid naar klanten én medewerkers

Het is voor klanten van Hoeben Installaties nu duidelijker geworden bij wie ze binnen de organisatie terecht kunnen. Er waren altijd al korte lijntjes. Maar, waar het vroeger voorkwam dat klanten soms even met iemand anders te maken kregen als hun vaste contactpersoon geen tijd had, hebben ze nu één duidelijk aanspreekpunt die op de hoogte is van project-specifieke informatie: de projectleider.

De meeste winst is echter behaald richting de medewerkers. Omdat in het verleden dingen voor elkaar werden opgevangen was het voor medewerkers niet duidelijk wie waar verantwoordelijk voor was en bij wie ze moesten aankloppen om iets voor elkaar te krijgen. De directie en projectleiders gaan nu niet meer direct zelf aan het werk om medewerkers van de juiste informatie te kunnen voorzien, maar verwijzen hen door naar de juiste persoon. De leiding kan hierdoor zijn tijd nu weer besteden aan hun eigen verantwoordelijkheden en dit heeft bij de medewerkers de benodigde duidelijkheid verschaft over de taakverdeling.

Structuur geeft saamhorigheid én rust

Het heeft Janneke Hoeben gelukkig gemaakt dat ze het gevoel heeft dat ze het nu weer echt samen doen. De aangebrachte structuur brengt niet alleen duidelijkheid, maar heeft ook het groepsgevoel versterkt. Dit is goed voor de sfeer binnen het bedrijf. Iets dat Janneke sowieso al gelukkig maakt, maar in de coronatijd nog net een beetje extra: het was moeilijk om activiteiten te ontplooien die het groepsgevoel en een goede sfeer ondersteunen. Tevens vindt Janneke het fijn dat ze weer duidelijk kan uitleggen wat Hoeben Installaties doet. Hierdoor kan ze weer trots zijn op haar bedrijf. Ook geeft het haar zekerheid over wat ze moet doen. Janneke kan er op vertrouwen dat als iedereen de uniforme werkwijze volgt, de belangrijkste dingen zijn afgedekt.

“Er zijn nog steeds veel dingen waar ik aan wil werken, maar ik heb ook een heel duidelijk beeld van wat wij goed kunnen. Als mensen kritiek geven ben ik er beter tegen bestand. Dan weet ik: het kan misschien zijn dat we dit niet goed hebben gedaan, maar dan kunnen we er iets mee. Ik sta sterker in mijn schoenen.”
Janneke Hoeben, Mede-eigenaar Hoeben Installaties

Uiteindelijk leidt dit alles ertoe dat Janneke, Michiel en Frans meer rust ervaren. Zo is Frans bijvoorbeeld blij dat ze projecten nu sneller afhandelen nadat de werkzaamheden klaar zijn. Dit komt niet alleen financieel goed uit maar geeft ook rust, aldus Frans Hoeben: “het blijft toch in je hoofd spelen dat je nog dingen moet doen”. Michiel Hoeben ervaart rust in de eenduidige vorm van werken en dat er nu meer aandacht is voor de processtroom. De werkwijze is nu vastgelegd en terug te vinden. Michiel Hoeben: “voorheen hadden ik en mijn broer genoeg aan een half woord, nu er twee projectleiders/werkvoorbereiders bij zijn gekomen is dat niet genoeg meer. Dat de werkwijze nu terug te vinden is, biedt daarin houvast”.

Werken aan de praktijk

Janneke Hoeben vond het traject met Ydo iets heel anders dan een stoffige management cursus. De aanpak heeft haar en haar broers steeds aan het denken gezet. Ze hadden hierdoor niet direct in de gaten dat, terwijl ze over hun eigen organisatie aan het nadenken waren, ze onderweg allerlei dingen leerden. Ze vonden het fijn dat de begeleiding en training op de eigen locatie plaatsvond, dit maakte de aanpak echt hands on – ze konden er meteen mee aan de slag. De theorie was daardoor meteen toepasbaar en zat niet alleen maar ‘in het hoofd’.

Ook interesse in procesbegeleiding, training en coaching om de flexibiliteit naar de klant en de voorspelbaarheid binnen de organisatie te vergroten?

Bel ons op 026 – 474 2999 of mail naar dwarsvooruit@ydo.eu, dan komen wij graag bij jou langs om samen aan de slag te gaan.
Je kunt ook direct een kennismakingsafspraak inplannen